¿Qué es la legalización telemática de libros?
La Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, en su artículo 18 establece que "todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico.
En este sentido, es la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, la que desarrolla dicha legalización telemática, junto con la Instrucción de 1 de julio de 2015 que la complementa en cuanto a los mecanismos de seguridad que garanticen la confidencialidad de la información contenida en los libros presentados para su legalización.
La legalización informática y telemática de un libro en soporte digital se limita a asignar al fichero informático que recoge el citado libro unos datos informáticos, autenticados con la firma electrónica reconocida del funcionario público (el registrador mercantil), que son acreditativos exclusivamente del hecho y de la fecha de la legalización para su constancia fehaciente.
Por tanto, el Registro no conserva ejemplar o copia alguna de los ficheros presentados a legalización ni puede dar publicidad legal o registral del contenido de los mismos, en primer lugar porque en el Registro no se deposita tal información, siendo el empresario el único responsable de certificar su contenido a los efectos legalmente previstos.
Plazos para la legalización telemática de libros
El plazo para la legalización de libros es de cuatro meses tras el cierre del ejercicio social, por tanto, si el ejercicio coincide con el año natural (cierra a 31 de Diciembre) el último día para legalizar será el 30 de abril del año siguiente.
Si la sociedad tuviera un ejercicio económico no coincidente con el año natural, habiendo cerrado su ejercicio, por ejemplo, el 30 de Septiembre de año 2015, el 31 de Enero del año 2016 será la fecha límite para legalizar telemáticamente los libros.
Por otro lado, aquellas entidades cuyos ejercicios económicos fueran abiertos antes de 29 de septiembre de 2013, no tendrán la obligación de legalizar en soporte electrónico y presentación vía telemática.
¿Qué libros deben legalizarse telemáticamente?
La legalización de libros será OBLIGATORIA para todas las personas físicas y jurídicas obligadas a llevar una contabilidad ajustada a las prescripciones del Código de Comercio, esto es, las sociedades y demás entidades. No se incluye en esta obligación a las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones y fundaciones.
Dicho esto, para la presentación telemática en la web de registradores.org, solamente deberá darse de alta en el sistema el Presentante.
En cuanto a los libros que habrán de ser presentados obligatoriamente para su legalización telemática, el artículo 18 de la Ley 14/2013 se remite a todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios. Por tanto, si nos atenemos al mínimo estipulado por las distintas disposiciones legales, estamos hablando de los siguientes libros:
Por otra parte, los libros enumerados anteriormente deberán presentarse en los siguientes formatos admitidos:
Una vez que tengamos los libros simplemente incorporaremos esos ficheros al programa informático con que vayamos a generar el fichero a presentar (programa LEGALIA si utilizamos el del propio Registro u otro con el que trabajemos habitualmente y facilite la generación de este tipo de libros), que dispondrá de un sistema de protección al objeto de garantizar la no manipulación. Esta protección se realizará mediante la utilización de una huella digital correspondiente a cada libro por medio de un lenguaje cifrado (técnicamente algoritmo estándar SHA256 RFC 6234).
Dicho esto, para la presentación telemática en la web de registradores.org, solamente deberá darse de alta en el sistema el Presentante.
En cuanto a los libros que habrán de ser presentados obligatoriamente para su legalización telemática, el artículo 18 de la Ley 14/2013 se remite a todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios. Por tanto, si nos atenemos al mínimo estipulado por las distintas disposiciones legales, estamos hablando de los siguientes libros:
- Diario.
- Inventarios y Cuentas Anuales (incluida la memoria).
- Actas.
- Registro de Socios o de Acciones Nominativas, según el tipo de sociedad.
- Contratos del Socio Único, en caso de sociedades unipersonales.
- Diario.
- Inventario y Cuentas Anuales.
- Balances de comprobación (sumas y saldos).
- Inventario.
- Balances.
- Memoria.
- Mayor.
- Libro de Pérdidas y Ganancias.
- IVA.
- Facturas Emitidas.
- Facturas Recibidas.
- Detalle del Diario.
- Registro de Acciones Nominativas.
- Registro de Socios.
- Libro de Actas.
- Libro de Detalle de Actas.
- Libro de Actas del Consejo.
- Libro de Detalle de Actas del Consejo.
- Libro-Registro de Contratos del Socio Único con la Sociedad Unipersonal.
- Otros que se determinen legalmente.
Por otra parte, los libros enumerados anteriormente deberán presentarse en los siguientes formatos admitidos:
- Excel (Extensión válida XLS o XLSX)
- QuatroPro (Extensión válida WQ1)
- Lotus (Extensión válida WK1)
- Word (Extensión válida DOC o DOCX)
- Rich Text Format (Extensión válida RTF)
- Acrobat Reader (Extensión válida PDF)
- Open Office (Extensión válida ODS y ODT)
Una vez que tengamos los libros simplemente incorporaremos esos ficheros al programa informático con que vayamos a generar el fichero a presentar (programa LEGALIA si utilizamos el del propio Registro u otro con el que trabajemos habitualmente y facilite la generación de este tipo de libros), que dispondrá de un sistema de protección al objeto de garantizar la no manipulación. Esta protección se realizará mediante la utilización de una huella digital correspondiente a cada libro por medio de un lenguaje cifrado (técnicamente algoritmo estándar SHA256 RFC 6234).
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